業務効率を劇的に上げる方法。無駄を徹底的に省く技術。

業務効率を劇的に上げる方法。無駄を徹底的に省く技術。

無駄だらけの業務から、無駄を徹底的に省く。

溜まっていくメール、ひっきりなしにかかってくる電話、多くの会議。

 

多くのタスクが降りかかってきて、業務効率が落ちていませんか?優秀なビジネスマンでも、自分のキャパを超えたタスクを抱え込んだとたん、著しくパフォーマンスが落ちることは珍しくありません。仕事でミスが続き、結果が残せない理由は、業務効率が悪いことが原因かもしれませんよ?

 

業務量を調整して、本質的なタスクに集中することで、仕事のパフォーマンスを劇的に上げることができるのです。本日は、無駄な業務をそぎ落とし、業務効率を劇的に向上させる方法を紹介します。

 

目標を具体化する

まずは「何がしたいのか?」を具体的に考えましょう。

 

あなたの仕事のゴールは、

・企画を完成させることですか?

・デザインを作成することですか?

・新規顧客を獲得することですか?

・チームをまとめて、チームメンバーが働きやすい環境を作ることですか?

 

新しい業務を始めるときは、その業務の目的を明確にしましょう。

目的を明確にすることで、無駄なエネルギーを消費せずにすみます。定めた目標に向かってまっすぐ進めばいいのです。

 

また、目標が定まっていないと、人間は中々前に進めません。目的地がわからない状態で砂漠を歩いているような状態です。もし、あと何キロ先にオアシスがあるとわかっていたら、少しでも早くオアシスにつくように、足を進めますよね?仕事も、それと同じで、どこがゴールであるか明確化することによって、前に進む原動力となります。

 

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ゴールがない仕事は、オアシスのない砂漠を歩き続けるようなもの。

 

 

目標に到達するために必要なこと以外は全て捨てる

一度ゴールが定まったら、そのゴールに到達するために必要なこと以外は全て捨てましょう。

 

毎週無駄な定例をセッティングしていませんか?

チームメンバーがなにをするか明確化したら、無駄なミーティングはセッティングせず、各自の作業に集中してもらいましょう。

 

業務を効率的にすすめるには、自分1人で集中してタスクと向き合える時間を確保する必要があります。徹底的に自分がやる必要のない業務や会議を減らし、ゴールに到達するために必要な作業にのみ集中してください。

 

 

仕事を上手に断る

企業で働いていると、新しい仕事がどんどん降ってきます。なんでもかんでもOKを出してしまうと、自分で自分の首を締める結果につながります。

 

あなたはゴールに向かうために必要な業務に集中するべきであり、その他の業務が降りかかってきた場合は、それを断る技術を身に付ける必要があります。もちろん、キッパリと「出来ません!」と断ってしまっては、後から人間関係にヒビが入る可能性もありますので、上手に断る技術を身につけて下さい。

 

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机の上も、目的も、業務も、なにもかもスッキリと

 

上司から、自分が担当するべきではない仕事を頼まれた場合は、その仕事を担当している人を紹介しましょう。もし、自分の担当している業務を頼まれた場合は、「その業務を引き受けた場合は、最優先の○○のプロジェクトが遅れますので、スケジュールを調整していただけますか?」と、最も大切な業務を優先させるために、その仕事を受けられないと伝えましょう。

 

 

サンクコストという考え方

競馬やパチンコなどで、

 

「もう、5万円もつぎ込んでしまったから、後には引けない。これだけ賭けてきたのだから、次で負けを取り戻せるはず」

 

破産への第一歩です笑

しかし、これと同じことが仕事でも起こりえます。

 

・全く成功していないが、何百万もつぎ込んでしまったプロジェクトだから、今やめるわけにはいかない。

・もう半年もこのプロジェクトに費やしてしまった。先はまだ見えないが、今更、中止できない。

このような思考に陥った経験はありませんか?

 

 

たとえ、どれだけのお金と時間を費やしていたとしても

 

「今、このプロジェクトを0から始めるとしたら、その価値があるだろうか」

 

と、自問自答してみてください。

もし、その答えが「No」の場合は、すぐにそのプロジェクトを中止して、新しい仕事を創りだして下さい。

 

お金と時間を費やしたプロジェクトを中止するということは、自ら敗北を認めることであり、辛い選択です。しかし、成功する投資家が、自分が間違っていると思ったら取引をすべて手仕舞い、失敗する投資家は、負けた分を取り戻すために更に取引額を増やすのと同様、優秀なビジネスマンは自分の失敗を認めて、無駄な仕事を手仕舞うことができます。

 

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間違っていたらすぐに撤退する。それが市場で生き残る方法だ。

 

 

小さな成功を手にする

ゴールがはるか遠くにある場合、中間地点を設置しましょう。

100キロマラソンを一度に走り切るのではなく、10キロのミニマラソンを10回走るほうが精神的にも肉体的にも楽なはずです。

 

大きな目標に押し潰されるのではなく、小さな目標を1つずつ達成していきましょう。

 

 

やることを減らし、成果を最大化する

ここまで読んでいただけたら、業務を効率化するコツが分かったのではないでしょうか?

 

優秀なビジネスマンは、なんでもかんでも仕事を引き受ける人ではありません。自分が最もパフォーマンスを出せる仕事に集中するために、その他の仕事に「No」を言える人物が、優秀なビジネスマンなのです。

 

自分がこれから目指すべきゴールを見定め、そのゴールに到達するために必要なこと以外は断り、最短で目的に到達する様な働き方が、業務効率を劇的に高めるのです。

 

あなたも、身の回りの無駄を徹底的に省き、本質的な仕事に向き合って下さい。

参考にした本

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

大量な情報が飛び交い、やることが大量にある現代の働き方で、本質的なタスクに集中して働く方法を紹介している。

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参考にした本

小さなチーム、大きな仕事〔完全版〕: 37シグナルズ成功の法則

会社は小さく、仕事は大きく。オフィスを捨てる。など、今までの常識と異なるアプローチで事業を展開して大成功している37シグナルズに関するビジネス書。 ビジネス書とは思えないような軽快な文章で、サクサク読んでいける本です。

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