業務効率を劇的に上げる方法。無駄を徹底的に省く技術。

無駄だらけの業務から、無駄を徹底的に省く。

溜まっていくメール、ひっきりなしにかかってくる電話、多くの会議。

多くのタスクが降りかかってきて、業務効率が落ちていませんか？優秀なビジネスマンでも、自分のキャパを超えたタスクを抱え込んだとたん、著しくパフォーマンスが落ちることは珍しくありません。仕事でミスが続き、結果が残せない理由は、業務効率が悪いことが原因かもしれませんよ？

業務量を調整して、本質的なタスクに集中することで、仕事のパフォーマンスを劇的に上げることができるのです。本日は、無駄な業務をそぎ落とし、業務効率を劇的に向上させる方法を紹介します。

目標を具体化する

まずは「何がしたいのか？」を具体的に考えましょう。

あなたの仕事のゴールは、

・企画を完成させることですか？

・デザインを作成することですか？

・新規顧客を獲得することですか？

・チームをまとめて、チームメンバーが働きやすい環境を作ることですか？

新しい業務を始めるときは、その業務の目的を明確にしましょう。

目的を明確にすることで、無駄なエネルギーを消費せずにすみます。定めた目標に向かってまっすぐ進めばいいのです。

また、目標が定まっていないと、人間は中々前に進めません。目的地がわからない状態で砂漠を歩いているような状態です。もし、あと何キロ先にオアシスがあるとわかっていたら、少しでも早くオアシスにつくように、足を進めますよね？仕事も、それと同じで、どこがゴールであるか明確化することによって、前に進む原動力となります。

ゴールがない仕事は、オアシスのない砂漠を歩き続けるようなもの。

目標に到達するために必要なこと以外は全て捨てる

一度ゴールが定まったら、そのゴールに到達するために必要なこと以外は全て捨てましょう。

毎週無駄な定例をセッティングしていませんか？

チームメンバーがなにをするか明確化したら、無駄なミーティングはセッティングせず、各自の作業に集中してもらいましょう。

業務を効率的にすすめるには、自分１人で集中してタスクと向き合える時間を確保する必要があります。徹底的に自分がやる必要のない業務や会議を減らし、ゴールに到達するために必要な作業にのみ集中してください。

仕事を上手に断る

企業で働いていると、新しい仕事がどんどん降ってきます。なんでもかんでもOKを出してしまうと、自分で自分の首を締める結果につながります。

あなたはゴールに向かうために必要な業務に集中するべきであり、その他の業務が降りかかってきた場合は、それを断る技術を身に付ける必要があります。もちろん、キッパリと「出来ません！」と断ってしまっては、後から人間関係にヒビが入る可能性もありますので、上手に断る技術を身につけて下さい。

机の上も、目的も、業務も、なにもかもスッキリと

上司から、自分が担当するべきではない仕事を頼まれた場合は、その仕事を担当している人を紹介しましょう。もし、自分の担当している業務を頼まれた場合は、「その業務を引き受けた場合は、最優先の○○のプロジェクトが遅れますので、スケジュールを調整していただけますか？」と、最も大切な業務を優先させるために、その仕事を受けられないと伝えましょう。

サンクコストという考え方

競馬やパチンコなどで、

「もう、5万円もつぎ込んでしまったから、後には引けない。これだけ賭けてきたのだから、次で負けを取り戻せるはず」

破産への第一歩です笑

しかし、これと同じことが仕事でも起こりえます。

・全く成功していないが、何百万もつぎ込んでしまったプロジェクトだから、今やめるわけにはいかない。

・もう半年もこのプロジェクトに費やしてしまった。先はまだ見えないが、今更、中止できない。

このような思考に陥った経験はありませんか？

たとえ、どれだけのお金と時間を費やしていたとしても

「今、このプロジェクトを０から始めるとしたら、その価値があるだろうか」

と、自問自答してみてください。

もし、その答えが「No」の場合は、すぐにそのプロジェクトを中止して、新しい仕事を創りだして下さい。

お金と時間を費やしたプロジェクトを中止するということは、自ら敗北を認めることであり、辛い選択です。しかし、成功する投資家が、自分が間違っていると思ったら取引をすべて手仕舞い、失敗する投資家は、負けた分を取り戻すために更に取引額を増やすのと同様、優秀なビジネスマンは自分の失敗を認めて、無駄な仕事を手仕舞うことができます。

間違っていたらすぐに撤退する。それが市場で生き残る方法だ。

小さな成功を手にする

ゴールがはるか遠くにある場合、中間地点を設置しましょう。

100キロマラソンを一度に走り切るのではなく、10キロのミニマラソンを10回走るほうが精神的にも肉体的にも楽なはずです。

大きな目標に押し潰されるのではなく、小さな目標を１つずつ達成していきましょう。

やることを減らし、成果を最大化する

ここまで読んでいただけたら、業務を効率化するコツが分かったのではないでしょうか？

優秀なビジネスマンは、なんでもかんでも仕事を引き受ける人ではありません。自分が最もパフォーマンスを出せる仕事に集中するために、その他の仕事に「No」を言える人物が、優秀なビジネスマンなのです。

自分がこれから目指すべきゴールを見定め、そのゴールに到達するために必要なこと以外は断り、最短で目的に到達する様な働き方が、業務効率を劇的に高めるのです。

あなたも、身の回りの無駄を徹底的に省き、本質的な仕事に向き合って下さい。