マルチタスクという現代病
エクセルで作業をしながら、メールを返信して、チャットワークにも返答する。エクセルがある程度まで進んだら、エクセルを中断して、次はパワーポイントでプレゼン資料を作る。マルチタスクが求められる現代の働き方で、同時並行するタスクが多すぎてパンクしてしまった経験はありませんか？
１人の社員に多様な働き方を求められる現代のビジネス環境では、マルチタスクをこなす能力は必須のスキルとなっています。しかし、マルチタスクが度をすぎると、著しい作業効率の低下につながります。
本日は、たくさんのお客様と同時に連絡を取りながら、様々な業務を同時進行している私が気をつけている習慣を紹介します。
作業に集中する時間と環境を作る
作業中にメールが飛んできたり、チャットがなったり、電話がかかってきたりと、作業を中断する連絡が大量に流れこんでくる上に、PCで作業しているとyoutubeやネットサーフィンなど、作業を中断したくなる誘惑がたくさんあります。
そんな状況で、作業に集中するためには、作業に集中する時間と環境を意図的に作る必要があります。私の場合は、集中して行いたい作業があるときは、早朝や深夜に作業するようにしています。早朝や深夜ならば、お客様から連絡が来ることもありませんので、自分の作業に集中することができます。また、作業中は作業に必要のないものは起動しないようにしています。ライティングの仕事中はワードのみ起動するイメージです。使いもしないブラウザを開いていると、調べる必要もないことを調べだして止まらなくなったり、youtubeをついつい見てしまうのですよね・・・
優先順位付けをする
タスクの優先順位付けができないビジネスマンは意外と多いです。そんな私も仕事を始めたばかりのころは、後回しでもいいタスクを進めて、優先度が高い案件を後回しにしてしまうなど、ひどい状態でした。
・今やるべきタスクはどれか？
・後回しにしてもいい案件はどれか？
・先に連絡しておかないといけないことはないか？
など、作業に入る前に一呼吸おいて、状況をしっかりと確認すると優先順位付けが上手にできますよ！
他人に任せられるものは任せる
全部自分でやってしまう病です笑
でも、これって優秀な人に多い病気でもあります。優秀な人は、google検索を利用したり、本で調べたりして、自分で色々な業務を回すことが出来てしまうため、人に任せずに自分で解決しようとします。
しかし、各担当者が得意とする案件を受け持って、しっかりと分業したほうがうまくいくように、自分よりも適任者がいる場合は、その人にタスクをお願いしましょう。
そもそも受ける必要のない案件は受けない
そもそもマルチタスクになる状況を避けられないか検討しましょう。なんでもかんでもやります！と受け持っていると、本質的に大切な仕事にかける時間がなくなってしまうため、あなたの本当の価値を発揮できなくなります。
受けてもいい案件かどうかをしっかりと吟味してから、あなたのパフォーマンスを発揮できる案件だったら引き受けましょう。もし違う場合は、誠意をもって断れば、案外すんなりと受け入れてもらえますよ？
入社一年目のビジネスマンから、大企業の経営者まで、多くの仕事を同時にこなさなければならない状況は同じです。しかし、そのマルチタスクにどう対処するかどうかが、優秀なビジネスマンかどうかの境目になってきます。
多くの仕事を効率よくこなせるような人材になりたいですよね♪
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